Créer une équipe pour la mise en œuvre du soutien au comportement positif ne suffit pas. Il est également essentiel de planifier un processus efficace si nous voulons élaborer une politique de collaboration.
(Photographie : inthisrealityorinanother)
Une compréhension claire du rôle, des fonctions, des processus et de l’engagement en temps de chacun au sein de cette équipe SCP favorise une participation éclairée.
Enjeux des processus d’équipe efficaces
Clarifier les processus et les attentes communique le sérieux accordé aux enjeux de ce processus d’amélioration de l’école aux autres membres du personnel. Il évite et évite tout malentendu possible entre tous.
Le temps est la ressource la plus précieuse pour le personnel enseignant. Le temps de réunion et de planification est par définition rare puisqu’il ne s’agit jamais de leur occupation première qui est d’enseigner et d’encadrer les élèves.
Nous devons donc apprendre à travailler plus intelligemment. L’enjeu est d’optimiser l’emploi de notre temps limité en aboutissant à des résultats et productions tangibles. L’enjeu est que les processus d’équipe efficaces stimulent, inspirent et qu’ils mettent les participants au défi et nourrissent les progrès.
Les réunions improductives vont réduire notre enthousiasme pour le travail demandé et amoindrir les efforts consentis dans la collaboration.
Les catégories les plus courantes de réunions inefficaces sont les suivantes :
- Au niveau de la préparation de la réunion :
- Désorganisation de la planification générale
- Absence d’ordre du jour ou d’objectifs clairs pour la réunion
- Des sujets non essentiels sont à l’ordre du jour
- Certains sujets pourraient être traités en comité restreint.
- Une préparation sur certains sujets serait nécessaire et n’a pas lieu
- Au niveau du déroulement de la réunion :
- Processus inefficaces dans le déroulement de la réunion :
- La discussion s’écarte vers des sujets non essentiels ou manque de pertinence.
- Certains sujets traités en réunion pourraient être résolus sans convoquer de réunion (de manière asynchrone, par email, par un chat de groupe ou par travail collaboratif sur des documents partagés)
- Les participants n’ont pas de pouvoir de décision sur certains sujets et les personnes ayant la responsabilité finale ne sont pas présentes ou au courant.
- La discussion sur certains sujets n’apporte aucune valeur ajoutée et stagne au niveau du constat et de l’impuissance.
- L’absence de préparation adéquate et suffisante sur certains sujets plombe la réunion et accentue inutilement sa durée.
- Le temps prévu est insuffisant pour atteindre le résultat souhaité.
- La réunion n’est pas animée, modérée ou gérée avec efficacité.
- La réunion commence et se termine en retard.
- Il y a un manque de pertinence de l’information discutée ou d’expertise présente pour l’aborder.
- Au niveau du suivi de la réunion :
- La réunion n’aboutit pas à des conclusions ou des décisions claires.
- Aucun rapport de réunion n’est rédigé ou transmis aux membres du groupe.
- Des tâches à exécuter ne sont pas déterminées, attribuées ou aucune échéance ne leur est fixée.
- Aucun suivi ultérieur n’est effectué sur les décisions prises.
- Absence de planification réaliste et d’ajustements ultérieurs.
La planification des réunions d’une équipe SCP
La fréquence des réunions d’équipe varie en fonction des phases, de la préparation à la mise en œuvre effective, puis au maintien des pratiques.
Au cours du développement initial ou de la phase de préparation, il est important que l’équipe SCP se réunisse fréquemment. Au minimum, les équipes doivent se réunir une fois par mois, avec des réunions supplémentaires prévues selon les besoins pour atteindre des objectifs spécifiques et répondre aux exigences de planification. Il est recommandé d’inscrire les réunions rapidement sur le calendrier de l’école au début de l’année scolaire ou au plus tôt. Nous devons éviter que d’autres activités ne viennent pas empiéter sur ces réunions importantes et sur les besoins en matière de consultation ou de formation de l’équipe éducative.
Les équipes sont encouragées à programmer la durée des réunions de manière à disposer d’un temps suffisant et ininterrompu pour planifier et avancer. L’idéal est de prévoir au moins une heure.
Les écoles peuvent viser à prévoir des réunions avant ou après les temps de cours, les jours où les élèves sont absents ou à un moment de la journée où tous ou presque partagent un temps de fourche commun.
Certaines écoles peuvent fixer des journées entières occasionnelles pour permettre un temps de planification plus long et ininterrompu. Une démarche créative de la planification permet d’accorder le temps nécessaire pour assurer de bons résultats du processus.
Règlement d’équipe ou règles de fonctionnement
Un règlement d’équipe ou un ensemble de règles de fonctionnement fournissent une orientation pour le comportement des membres du personnel ou pour les membres de l’équipe SCP.
Ils expriment les comportements qui sont attendus et permettent de s’assurer que chacun sait exactement ce qui est attendu de lui et adopte une posture constructive.
Un règlement d’équipe ou un ensemble de règles de fonctionnement augmentent la productivité et le confort du personnel. Ils peuvent aider à éviter les conflits et fournir les normes qui permettent à l’équipe d’évaluer ses performances.
Un règlement de travail existe déjà à l’échelle d’un établissement scolaire. Un ensemble de règles de fonctionnement qui viennent s’y ajouter est nécessaire pour l’équipe SCP et pour les démarches d’élaboration et de consensus à l’échelle du personnel.
Les règles de fonctionnement doivent être :
- Élaborées par l’équipe.
- Affichées visiblement pendant les réunions.
- Rappelées au début de chaque réunion.
- Utilisées occasionnellement pour évaluer les performances de l’équipe à la fin des réunions.
- Évaluées et ajustées si nécessaire.
Tous les membres de l’équipe doivent être prêts à intervenir face aux comportements qui violent le règlement d’équipe ou les règles de fonctionnement lorsqu’ils se produisent pendant les réunions.
Les règles de fonctionnement efficaces sont spécifiques au comportement. Elles doivent être facilement comprises par tous. Elles sont énoncées comme le comportement positif attendu.
Elles donnent une idée de la façon dont un professionnel se comporte et contribue au processus de planification et de mise en œuvre entrepris par l’équipe SCP. Elle rend explicite la culture de travail collaboratif dans laquelle elle s’inscrit.
Nous devons réfléchir aux comportements professionnels qui caractérisent les réunions efficientes et efficaces, de même qu’à la culture de notre établissement.
Lorsque les valeurs de l’école ont déjà été définies, il est judicieux de construire et d’assembler les règles de base autour de celles-ci.
Quelques exemples de règles de fonctionnement peuvent être :
- Commencer et terminer la réunion à l’heure.
- Ne pas dévier du sujet.
- Éviter les répétitions inutiles.
- Être présent et accorder toute son attention lors de la réunion.
- Respecter l’ordre du jour
- Assurer le suivi des décisions et des engagements.
- Préparer la réunion
- Tenir compte du temps dans la progression de la réunion.
- Être attentif aux discussions.
- Attendre avant d’intervenir et utiliser la technique de l’écoute active.
- Indiquer son soutien aux idées suscitées qui rencontrent notre adhésion et expliquer pourquoi nous ne sommes pas d’accord ou lorsque nous voulons apporter des nuances.
- Demander des précisions en cas d’incompréhension et clarifier les malentendus potentiels.
- Partager ses préoccupations de manière réfléchie.
- Faire preuve de critique constructive.
- Rester concentré sur l’objectif du groupe et sur ce qui est le mieux pour les élèves et l’école.
- Être prêt à se remettre en question et à faire des compromis si nécessaire pour aboutir à un consensus.
Ordre du jour et rapport de la réunion
La création d’un ordre du jour efficace est l’un des éléments les plus importants pour mener des réunions productives.
L’ordre du jour communique généralement
- Les thèmes de discussion abordés et les objectifs sous forme de points à aborder.
- Le temps alloué à chaque point à aborder.
- Le nom de la personne chargée de faire un rapport et de diriger la réunion.
L’ordre du jour peut également servir de liste de contrôle pour s’assurer que toutes les informations et tous les sujets utiles sont abordés et discutés.
L’utilité de mettre l’ordre du jour à disposition des participants avant la réunion est de leur permettre de savoir ce qui sera discuté. Cela permet à l’équipe d’arriver à la réunion préparée pour les discussions ou les décisions à prendre.
Un ordre du jour peut être plus utile pour guider une réunion efficace lorsque des objectifs ou des résultats attendus remplacent les simples sujets.
Des termes tels que « réviser et mettre à jour », « discuter et décider », « élaborer un plan pour », « déterminer les prochaines étapes », « organiser », etc. sont utiles. Ils permettent d’éviter les discussions non ciblées et interminables sur les sujets et orientent les intervenants vers des résultats spécifiques.
Lorsque chaque point de l’ordre du jour est énoncé de cette manière, l’objectif et les aboutissements souhaités sont clairs. Lorsque des membres de l’équipe s’égarent dans la discussion, la personne qui dirige la réunion a un objectif précis auquel les ramener.
L’ordre du jour peut également servir de feuille de route également pour la rédaction du rapport de réunion.
Le rapport de réunion garde une trace :
- Des membres présents et excusés
- Des différentes décisions prises
- Des tâches, activités ou missions à accomplir avant la prochaine réunion ou à des échéances déterminées
- De la date de la prochaine réunion et les points éventuels qui y seront à l’ordre du jour.
Mis à jour le 15/07/2023
Bibliographie
Missouri Schoolwide Positive Behavior Support, Tier 1, Team Workbook, 2018–2019
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