Rôles et fonctions au sein de l’équipe SCP dans le processus de mise en œuvre

Pour accomplir de manière efficace, harmonieuse et effective les différentes tâches qu’implique la mise en œuvre du soutien au comportement positif, le travail doit être réparti entre les membres de l’équipe SCP.

(Photographie : Carl Wooley)

Les réunions efficaces qui mènent à un plan d’action réussi et utilisent la prise de décision par consensus voient souvent en leur sein la distribution de plusieurs fonctions communes. Celles-ci sont désignées et réparties pour rendre le fonctionnement de la réunion plus fluide. 

Le nom et la nature de ces rôles peuvent varier d’un groupe à l’autre. Cependant, différentes fonctions sous-jacentes restent essentielles et contribuent de manière nette à la réussite de l’entreprise. 

Les trois rôles les plus essentiels et communs à une réunion efficace sont les suivantes : le président, le maitre du temps et le secrétaire. Quelqu’un doit mener la réunion, le bon usage du temps doit être assuré et un rapport doit être rédigé.

Logique d’attribution des rôles dans l’équipe SCP et importance du coach

La spécificité des rôles est peut-être moins importante que l’engagement collectif à utiliser les rôles et les processus de groupe efficaces pour améliorer le fonctionnement du groupe et sa productivité. 

Les rôles sont le plus souvent attribués en fonction de l’intérêt et des compétences spécifiques de chaque membre de l’équipe. 

Certaines équipes optent pour une rotation des rôles principaux entre tous les membres du groupe afin de renforcer l’expérience et les compétences de tous les participants. Cela permet d’éviter une dépendance excessive à l’égard de quelques-uns et d’égaliser les contributions tout en évitant toute perception de concentration du pouvoir. 

En plus de ces rôles suggérés, les membres de l’équipe peuvent être désignés pour développer progressivement la compétence de coach afin de soutenir la mise en œuvre complète du SCP par le personnel. 

À bien des égards, tous les membres de l’équipe joueront un rôle de coach, ce qui inclut les éléments suivants :  

• L’écoute, le questionnement, l’examen des données sur le comportement et le climat scolaire.
• L’encouragement, l’enseignement, l’incitation, la pratique et la modélisation des techniques et approches sélectionnées pour être mises en œuvre.
• La communication avec les parties prenantes et l’adoption de démarches de résolution de problèmes.
• La diffusion d’informations et le recueil de retours d’information.
• L’organisation, la promotion et le suivi des activités d’apprentissage professionnel. 

Certaines équipes peuvent avoir la possibilité d’identifier une personne qui développera et jouera principalement le rôle de coach pour leur personnel. 

Description des différents rôles au sein de l’équipe SCP

Voici une description des différents rôles à prendre en charge par l’équipe SCP

L’enjeu est de déterminer et dessiner les rôles nécessaires qui soutiendront le mieux le travail de l’équipe et en augmenteront la productivité. De même, il est important de déterminer au sein de l’équipe SCP qui sera le mieux à même de remplir chaque rôle. 

Rôles communs à tous les membres de l’équipe SCP

Chacun des membres de l’équipe SCP doit s’engager dans les actions suivantes :

• Préparer la réunion en fonction de ses responsabilités propres 
• Consulter préalablement l’ordre du jour et y contribuer dans les temps
• Préparer et apporter les productions préalablement demandées
• Compléter les tâches prévues
• Adopter les normes d’efficacité de la réunion 
• Contribuer positivement et donner son avis de manière constructive sur les sujets abordés
• Adopter un ton positif et montrer l’exemple en soutenant activement le projet et en s’impliquant
• Communiquer et jouer le rôle de coach et de modèle auprès du personnel 

Le président ou pilote de l’action

• Élaborer l’ordre du jour avec la collaboration des membres de l’équipe SCP et le communiquer.
• Animer la réunion.
• Effectuer un suivi des tâches assignées aux différents membres de l’équipe SCP.
• Récolter et centraliser les avis et remarques des membres de l’équipe SCP et du personnel de l’établissement scolaire.

Le secrétaire 

• Rédiger, faire valider et communiquer le procès-verbal de la réunion aux membres de l’équipe et au personnel.
• Prendre note des échéances lors de la réunion à l’équipe et les communiquer.

Le responsable du suivi des données et indicateurs

 

• Récolter les données des différents indicateurs liés à la gestion du comportement à l’intérieur de l’école. 
• Recueillir et compiler les commentaires ou les suggestions du personnel
• Analyser, traiter et présenter les données nécessaires à la discussion et les résultats obtenus grâce à la mise en œuvre.
• Organiser la collecte de toute autre donnée nécessaire.

Le coordinateur de la communication

• Coordonner la communication externe avec les parties prenantes (email, bulletins d’information, site Web, etc.).
• Coordonner la communication interne avec les parties prenantes (comité SCP et personnel enseignant)
• Maintenir une base de données électronique commune à jour des documents et productions de l’équipe.
• Diffuser les ressources sur tout nouveau thème abordé. 

Le gardien du temps et de la parole

• Assurer la gestion du temps en fonction de l’ordre du jour préétabli.
• Distribuer la parole équitablement au sein de l’équipe SCP. 
• Garder l’équipe à la tâche et alerter en cas de dérive de la discussion en dehors du sujet.

Importance de la communication avec le personnel pour l’équipe SCP

Étant donné la nature systémique et culturelle du soutien au comportement positif et la place qu’il occupe dans l’établissement scolaire, l’une des dimensions les plus importantes est la communication.

L’équipe SCP doit informer l’ensemble du personnel, des élèves et des familles des activités liées au SCP au fur et à mesure de leur déroulement. 

Une grande partie du travail de l’initiative se fera en collaboration avec le personnel par le biais de réunions régulières du personnel et d’activités d’apprentissage professionnel. Cependant, une mise à jour et un partage réfléchi avec le personnel aident à construire et à maintenir l’adhésion et à soutenir leur engagement dans le travail. 

L’équipe SCP doit prévoir du temps dans les réunions d’équipe pour examiner les besoins de communication relatifs aux points de l’ordre du jour :

• Qu’est-ce qui doit être communiqué ?
• Comment doit-on le communiquer (de manière formelle ou informelle) ?
• À qui devons-nous le communiquer ?
• Qui sera responsable de cette communication ?

Adopter cette planification routinière et réfléchie de la communication devrait conduire à ce que les différentes parties prenantes soient bien informées et témoignent d’une plus grande unité. 

Le coordinateur de la communication peut assumer la responsabilité principale de l’organisation et de la maintenance des systèmes de communication utilisés. Cependant, il peut y avoir une valeur ajoutée à ce que l’équipe aide à planifier et à sélectionner ce qui fonctionnera le mieux pour l’école et les parties prenantes. 

Nous devons nous assurer de disposer d’un moyen systématique de communiquer avec le personnel, les élèves et les familles. La création d’un système de communication doit être intentionnelle et stratégique. 

Il y a trois grands domaines que l’équipe SCP devra prendre en compte lors de l’élaboration d’un système de communication : 

1. Le partage en continu des nouvelles informations
2. La présentation des données de suivi et d’évaluation
3. L’obtention de commentaires et avis des différentes parties prenantes (personnel, élèves et familles). 

Mis à jour le 19/07/2023

Bibliographie

Missouri Schoolwide Positive Behavior Support, Tier 1, Team Workbook, 2018–2019