Dans le cadre du pacte pour un enseignement d’excellence, les écoles de la fédération Wallonie-Bruxelles établissent un contrat d’objectifs. Elles s’engagent à s’investir dans des actions concrètes répondant à des stratégies ayant pour objectif d’améliorer certains de leurs indicateurs de performance.
(Photographie : Alex Murison)
La mise en œuvre d’actions relève d’un pilotage de l’amélioration. Celui-ci n’est pas des plus simples à gérer, car en dehors de cette dynamique, les écoles ont déjà à remplir et à répondre à leurs missions habituelles.
Au cours des processus de mise en œuvre dans lesquels les écoles sont amenées à s’engager, les équipes d’enseignants poursuivent de multiples objectifs. Ceux-ci doivent se traduire concrètement en des plans d’action s’ils veulent mener à un impact réel sur le terrain.
L’usage des plans d’action
Un plan d’action se traduit en une liste précisément établie des différentes tâches qu’une équipe de travail définie va devoir accomplir pour atteindre un but ou remplir un objectif.
Les plans d’action diffèrent des simples listes de tâches à exécuter en ce sens qu’ils se concentrent sur la réalisation d’un seul objectif. Ils rassemblent toute la planification minutieuse de cet objectif de façon structurée et par étapes.
Les plans d’action sont motivés par :
- La mise en œuvre de pratiques fondées sur des preuves de manière intentionnelle. La qualité des pratiques sélectionnées est tout autant importante que la qualité de leur mise en œuvre si nous voulons un impact.
- Une prise de décision fondée sur des données et axée sur l’obtention de résultats. Les données doivent toutes faire l’objet d’un relevé et d’une analyse en matière d’impact.
Les plans d’action sont utiles, car ils donnent un cadre de réflexion et de référence commun sur la manière dont nous allons accomplir une tâche ou un projet de manière efficace.
Les plans d’action nous aident à programmer les activités dans un ordre rationnel et logique. Elles nous assurent de ne manquer aucune étape clé et de pouvoir évaluer l’avancée et l’utilisation des ressources au fil du temps.
Lorsque les tâches sont clairement identifiées, nous pouvons rapidement décider quelles tâches confier à qui et dans quels délais de réalisation. Une tâche est ouverte à son démarrage et clôturée quand elle est terminée.
Au cours des réunions, des temps de travail et de formation, des objectifs ou des besoins additionnels de développement apparaîtront ou certaines pistes peuvent être mises en parenthèses. Le plan d’action est évolutif et sujet à des adaptations en fonction du pilotage fondé sur des indicateurs, mais il reste au service du but ou de l’objectif.
Établir les étapes et l’échéancier d’un plan d’action
Une planification
Nous commençons par identifier et délimiter l’objectif principal et définir une image claire de ce à quoi ressemblera sa mise en œuvre réussie.
Nous commençons par faire un brainstorming qui aboutit à une liste de toutes les tâches qui doivent être réalisées pour atteindre cet objectif.
Pour chaque tâche, nous déterminons les dépendances et les ressources nécessaires :
- Quelle est la toute première action que nous devrons entreprendre ?
- Quelles seront les prochaines étapes ?
- Quelles tâches représentent des goulots d’étranglement par le temps qu’elles prennent ou des prérequis pour d’autres ?
- Quelles tâches doivent être classées par ordre de priorité et d’ordre pour respecter les délais escomptés ?
Un échéancier
Nous essayons de déterminer la meilleure progression logique en considérant chaque action que nous devons réaliser.
Nous devons ensuite faire correspondre nos étapes ou nos activités avec des échéances réalistes qui tiennent compte de la disponibilité des différentes ressources.
Qu’est-il réaliste d’accomplir dans un délai donné ?
Les échéanciers aident à la prise de responsabilité et d’engagement. Toutefois, ils peuvent changer à mesure que nous avançons et rencontrons des aléas.
Une prise en compte des ressources
Il est utile de penser à l’avance, lors de la planification, aux ressources qui seront nécessaires pour accomplir les tâches :
- Quel matériel, quelles aides extérieures, quelles ressources internes seront nécessaires ?
- Quand et dans quelle mesure ces différentes ressources seront-elles disponibles ?
Identifier les ressources nécessaires permet d’anticiper les besoins et d’entamer les démarches nécessaires pour les obtenir dans les temps.
Préparer la communication et les interactions en lien avec le plan d’action
Nous devons penser également à la communication qui doit avoir lieu pour accomplir, soutenir et accompagner chaque étape :
- Quelles sont les contributions extérieures à l’équipe dont nous aurons besoin ?
- Qui mettra en œuvre chaque étape ?
- Qui aura besoin d’informations, de formations ou d’un accompagnement à quel moment ?
- Qui devra recevoir des informations sur quelles étapes ?
- Qui devra être consulté et à quelle fréquence ?
- Comment les informations doivent-elle être partagées, quand et auprès de qui ?
- Qui devra poser son accord, valider certaines pistes, prendre une décision finale sur un sujet ?
- Comment allons-nous recevoir le retour d’information des différentes parties prenantes ?
Responsabilisation et évaluation dans le cadre d’un plan d’action
Déléguer les responsabilités
La mise en œuvre d’une action demande également un processus de responsabilisation et de délégation. Les responsabilités doivent être partagées de manière claire. La délégation est un bon mécanisme de responsabilisation pour s’assurer que le travail est fait.
Quelles tâches doivent être déléguées à des membres spécifiques de l’équipe ou à d’autres personnes ?
Évaluer l’avancement et suivre les indicateurs
Une fois le processus décrit par le plan de travail mis en route, nous devons surveiller et vérifier son avancement. Nous devons déterminer si les étapes vers l’objectif ont été mises en place conformément, partiellement, ou si elles n’ont pas encore été mises en œuvre.
- Comment allons-nous mesurer ou évaluer si les étapes ont été réalisées avec le succès, la fidélité et l’effet attendu ?
- Quelle preuve notre équipe aura-t-elle que l’objectif a été atteint et à quel moment ?
Souvent, la preuve est un élément, un indicateur qui a été réalisé ou qui documente le processus. Les indicateurs doivent être définis préalablement.
Un indicateur répondant aux attentes permet de démontrer la fidélité de la mise en œuvre et son effectivité lors d’un examen périodique des objectifs et des tâches.
Produire un rapport d’activité
La réalisation de rapports de réunion et de rapports de synthèse ou de progrès au fur et à mesure de leur réalisation sera utile pour suivre et documenter le travail et générer des traces d’avancement.
Consulter le plan d’action et l’avancement permet de documenter et d’objectiver l’étendue du travail réalisé et de mieux identifier d’éventuels besoins d’aide extérieure.
Mis à jour le 09/07/2023
Bibliographie
Missouri Schoolwide Positive Behavior Support, Tier 1, Team Workbook, 2018–2019
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